面對混合辦公與 AI 應用逐漸普及，企業除了導入新工具，也開始面臨文件分散、流程斷點、跨系統協作與資訊安全等問題！台灣理光指出，根據 Asana 針對全球超過 10,000 名知識工作者進行的調查，現代上班族有高達 60% 的時間消耗在溝通協調、文件搜尋及行政流程等庶務，「辦公時間碎片化」已成為企業常見挑戰。
台灣理光以 DocuWare 智慧企業內容管理技術為核心，結合「AI 共智創新基地」，從文件辨識、資料結構化、合約管理到流程自動化切入，希望協助企業建立 AI 可安全運行的數位治理架構，並將 AI 應用從單一場景逐步擴大至日常工作流程。
從文件與行政流程下手，讓 AI 接手重複性工作
台灣理光觀察，部分企業雖然已展開數位轉型，但實際工作流程仍存在資料分散、非結構化文件難以整合，以及不同系統之間缺乏串接等情況，員工大量時間仍花費在資料輸入、文件整理、搜尋及跨部門確認等重複工作，使真正能投入判斷、溝通及創新等工作的時間受到壓縮；在招募不易、人力成本增加，以及人工登打容易出現錯誤等因素下，如何進一步降低行政作業負擔，也成為企業導入 AI 時的重要應用方向。
在傳統辦公環境中，員工往往將高達 80% 的時間與精力投入重複性行政庶務；為此，台灣理光提出「20 / 80 翻轉革命」概念，透過 DocuWare 將散落在不同平台、格式不一的企業資訊進行數位化歸檔，再交由 AI 系統與結構化管理機制處理重複性任務。
台灣理光強調，AI 導入不只是單純增加工具，企業管理階層仍需由上而下拆解職務內容，將工作轉換成具體、可理解及可執行的任務，同時界定 AI 能介入的範圍、權限及責任，才能在資訊安全前提下建立可追蹤、可持續擴充的數位辦公架構。
DocuWare AIDP 處理複雜文件，少量樣本即可啟動辨識
在文件處理方面，台灣理光導入 DocuWare AIDP，整合大語言模型（LLM）技術，讓系統以接近人類閱讀文件的方式理解內容，系統僅需一至兩份樣本進行初期驗測與調教，即可開始文件辨識，並可處理手寫中文、圖文混排等格式較複雜的資料。
針對台灣商業文件的實測結果，DocuWare AIDP 辨識準確率達 9 成以上，可應用於合約、海運提單等文件，將原本需要人工閱讀及輸入的內容轉換為可供後續系統處理的結構化資料，減少文件判讀與登打所需時間。
DocuWare Aura 則聚焦合約管理及財務單據應用，使用者可透過自然語言查詢特定條款，系統同時提供相關文件，也能自動比較不同版本或不同供應商合約之間的條款差異；相關查詢可在企業受控環境內運行，希望降低企業將內部文件交由通用型 AI 處理時可能產生的資訊安全疑慮。
醫療與金融導入 AI 文件辨識，縮短稽核與單據處理時間
台灣理光也公布不同產業導入智慧文件處理的案例，其中，一家全球醫材品牌透過全台經銷商體系銷售產品，過去每季需投入大量人力進行現場抽查，並人工比對大量紙本發票，在導入 AI 文件辨識解決方案後，系統可自動辨識不同格式發票，將內容轉換成結構化資料，再與企業內部申報資料交叉比對並進行異常示警。依台灣理光提供的實際案例數據，稽核作業時間縮短超過 50%，專案涵蓋率則穩定達 80% 以上。
金融業同樣是大量文件處理的應用場景，某大型銀行每年需要處理超過 70 萬件扣押公文、企業稅報、繳費單及電費單等文件，導入以 DocuWare 為核心的智慧文件平台後，透過 AI 智慧索引進行文件辨識及資料擷取，文件辨識率達 80% 至 90%。
同時，平台部署於高資安封閉式內網環境，整合權限控管、稽核軌跡及即時告警機制，並維持 24 / 7 運作，藉此同時處理文件效率、法規遵循與資訊安全需求。
強調 Human-in-the-Loop，AI 定位為協助人員判斷
隨著企業逐步將 AI 導入實際辦公流程，台灣理光將智慧文件處理與流程自動化視為主要應用方向，同時強調 Human-in-the-Loop 人機協作概念，讓 AI 負責重複性資料處理，人員則保留判斷、決策與溝通等工作。
台灣理光常務董事許博惇表示：「AI 的真正價值在於放大『人』的判斷力與創造力，而非取代人力。透過 DocuWare 系統導入，我們希望陪伴企業從小規模、可驗證的應用情境出發，以『小步快跑、有效再擴大』的節奏，穩健打造最適合本土企業的混合辦公與協作模式。」
台灣理光表示，後續將持續整合軟硬體及 AI 應用能力，從企業文件、行政流程與資訊治理等環節切入，協助企業逐步建立可擴充的數位工作環境。
